Organiseer eens een Hoffice bij je thuis

Amai, ik heb echt een productieve dag achter de rug! Vandaag organiseerde ik voor het eerst een Hoffice bij mij thuis. Mijn woonkamer deed dienst als kantoorruimte voor mezelf en 5 andere enthousiaste freelancers en thuiswerkers. Ik denk wel dat we van een geslaagde dag mogen spreken en wat mij betreft zeker voor herhaling vatbaar.

Tuurlijk was ik op voorhand wat zenuwachtig. Zou alles wel vlot lopen? Zouden de anderen het ook plezant vinden? Ik was al van het begin van de week druk in de weer om alles in gereedheid te brengen: extra klaptafels vragen, verlengkabels klaarleggen, boodschappen doen voor het koffiehoekje,… Volgens de website van Hoffice is dat allemaal eigenlijk niet nodig, maar toch… Ik wou dat iedereen zich een beetje thuis zou voelen. Het zou tof zijn mochten we in West-Vlaanderen (en bij uitbreiding de rest van België) wat meer Hoffice-evenementen zien opduiken. Ik deel dus graag mijn tips om een Hoffice bij je thuis te faciliteren.

Faciliteren of gastvrouw/heer zijn?

Het is niet omdat de Hoffice bij je thuis plaatsvindt dat je ook de facilitator moet zijn. Toevallig deed ik vandaag beide zelf maar je kan perfect je woonkamer of huis aanbieden als ruimte voor een hoffice maar iemand anders laten optreden als facilitator. De facilitator is eigenlijk de persoon die het geheel een beetje organiseert. Eén van de belangrijkste taken voor deze persoon is de tijd in de gaten houden en de pauze-activiteiten in goede banen leiden.

Een Hoffice-evenement organiseren

Wil je graag een Hoffice-evenement organiseren, check dan op Facebook of er al een groep in je buurt is (Tip: die voor Oostende-Brugge vind je hier). Zo ja, sluit je er dan bij aan. Zo neen, neem dan contact op via de Hoffice-website en registreer een nieuwe groep. Vervolgens plaats je een FB-evenement in de groep. Naast de locatie en de datum, geef je ook al wat info mee zodat je gasten weten wat ze mogen verwachten. Wat bied je aan? Zijn er speciale zaken waar ze rekening mee moeten houden? Mijn FB-event zag er zo uit:

Hou het aantal inschrijvingen in de gaten en plaats er ‘VOLZET’ bij van zodra het maximum aantal inschrijvingen bereikt is. Misschien ook duidelijk omschrijven dat het echt wel de bedoeling is dat iedereen van start tot einde aanwezig is. Dat is belangrijk voor de flow van de dag.

Je huis voorbereiden op het Hoffice-evenement

Toevallig kwam de poetsvrouw de dag voor onze eerste Hoffice maar volgens de bedenker van Hoffice is het geenszins de bedoeling dat je extra gaat opruimen of poetsen voor je je collega’s voor 1 dag ontvangt. Wat kan je wel best doen?

• Zorg wel dat ze een comfortabel plekje hebben om te zitten.
• Noteer de wifi-code op een blaadje.
• Verzamel voldoende verlengkabels.
• Voorzie een self-service koffiehoekje (zie verder).

Verder maakte ik ook 2 grote borden met op de ene het tijdschema van de dag zodat iedereen weet hoe of wat en op de andere inspiratie voor pauze-activiteiten. Hier konden de gasten ook hun inspiratie op kwijt.

De koffiebar

Ik drink zelf geen koffie of thee dus ik had op voorhand gepolst of er veel koffiedrinkers bij waren. Ik wou vermijden dat ik speciaal koffie in huis haalde en er dan niemand koffie zou drinken. Of omgekeerd: dat ik geen koffie in huis zou halen en er dan een koffieverslaafde tussen zou zitten. Verder had ik ook een paar lekkere tussendoortjes voorzien. (Het recept voor de chocoladeballetjes vind je trouwens op Take me to Sweden!) Ik moest trouwens al snel een tafeltje bijzetten bij de koffiebar omdat mijn gasten ook zelf fruitsla, nootjes, thee enz meebrachten. Gezellig!

Ook voor de lunch bracht iedereen iets mee. We hadden echt een heerlijk buffet om uit te kiezen.

De eerste Hoffice

Vanmorgen stonden Bart, Josefien, Sofie, Sarah en Chantal op mijn stoep voor de eerste Hoffice. We maakten kennis, installeerden de laptops en gingen aan de slag. Het is niet alleen erg motiverend om anderen geconcentreerd te zien werken, het was ook inspirerend om te horen waar anderen mee bezig zijn. We hadden allemaal een verschillende achtergrond en hadden diverse to do’s. Op een of andere manier was er toch een eenheid. De pauze-activiteiten bleven meestal beperkt tot elkaar wat beter leren kennen maar dat is op zich niet erg. Als facilitator leerde ik dat ik, zeker tijdens pauzes, net wat beter de tijd in de gaten moest houden. Een keertje duurde onze pauze dubbel zo lang… Oeps! Enkele sfeerfoto’s om af te sluiten:

Wat mij betreft dus zeker voor herhaling vatbaar!