Mijn mailbox is een beetje mijn to do-lijstje. En net zoals met to do-lijstjes is het niet makkelijk om die helemaal leeg te krijgen. Toch probeer ik naar inbox zero te streven. Toegegeven, dat lukt vaker niet dan wel maar het helpt me wel om te proberen mijn mails zo snel mogelijk te verwerken, te klasseren of te verwijderen. De komende weken wil ik extra op mijn inbox zero letten.

De situatie

Ik heb verschillende mailboxen en mailadressen. Ik ben dan ook met 1001 dingen bezig: ik werk parttime, freelance daarnaast en naast deze website is er ook nog deze over Zweden. Verder is er ook nog dit project en dan vergeet ik wellicht nog een paar dingen. Bij elk project hoort vaak ook een mailadres. De mails van mijn parttime job hou ik strikt gescheiden en kan ik enkel op kantoor checken. In geval van nood kan ik switchen tussen Google-accounts (handig als alles op een Drive staat!) maar dat probeer ik dus niet te doen. Alle andere mailadressen komen eigenlijk in dezelfde mailbox toe. In tegenstelling tot de mails van mijn halftijdse baan komen deze wel ook op mijn smartphone toe. Een stevige kluit om orde in de chaos te scheppen!

De weg naar Inbox Zero

Het probleem met overvolle mailboxen is vaak dat er geen mailstrategie is. Er is geen overzicht en je hebt geen plan van aanpak. En op een bepaald moment zie je het helemaal niet meer goed komen. Voor elke mail die je kan verwijderen, komen er 2 nieuwe bij. Herkenbaar? Misschien kunnen onderstaande tips je leiden naar een lege inbox!

Google Inbox

Lang leve de app van Google Inbox. Vooral de functie om mails te ‘snoozen’ vind ik erg handig. Zo kan je mails waar je later nog iets mee moet doen, uit je inbox halen en een reminder op een later tijdstip instellen. Handig voor mails met vluchtdetails, online tickets of info over evenementen waar je naartoe wil gaan.

Google Inbox verzamelt nieuwsbrieven en reclame waardoor je zelf kan kiezen wanneer (bv 1x/dag) je deze mails in je mailbox krijgt. Ook gaan ze automatisch notificaties aan je agenda toevoegen. Handig voor reisinformatie! Minder handig als je soms ook boekingen voor anderen doet.

Zelf gebruik ik de Google Inbox app enkel op mijn smartphone. Omdat ik nog altijd tussendoor mijn mails check is het handig dat reclame en nieuwsbrieven dan niet te zien zijn. Op mijn laptop verkies ik de gewone webmail. Google Inbox verzamelt alle mails met hetzelfde onderwerp waardoor ik merkte dat ik sommige mails niet gezien had.

Orde in de mailbox

Mapjes is mijn toverwoord om orde in die mailbox te krijgen maar ook om mails vlot terug te vinden. Mijn doel is dus elke mail zo snel mogelijk te kunnen verwijderen of te klasseren in een van mijn mapjes. Zo blijven enkel de dringende mails in mijn inbox staan en lukt het af en toe om een lege mailbox te hebben. Ik gebruik hiervoor vaak ‘wachttijd’, bv ergens aan de kassa, als ik te vroeg ben voor een afspraak (of mijn afspraak te laat),… Ohja, ik verwijder vaak mails nog voor ik ze gelezen heb. Aan de eerste zin, de afzender en het onderwerp weet je al veel.

Mapjesstructuur

Je kan zoveel mapjes maken als je zelf wil. Ik archiveer de mapjes ook regelmatig zodat het overzichtelijk blijft. Omdat ik zoveel verschillende projecten heb lopen, heb ik voor elk project een mapje aangemaakt. Sommige mapjes zijn nog verder onderverdeeld. Zo heb ik een mapje ‘Huis’ waar ik onderverdelingen heb per leverancier van nutsvoorzieningen. Ik probeer zoveel mogelijk met digitale facturen te werken en zo vind ik deze vlot terug als ik ze mijn boekhouder moet bezorgen. Ook heb ik een mapje ‘Bewaren’. Hier zitten bijvoorbeeld mails in van accounts die ik aanmaakte. Voor een paar grote klanten heb ik ook een apart mapje ‘Opvolgen’. Daar klasseer ik mails waar ik op antwoord wacht van iemand om verder te kunnen. Reisgerelateerde mails steek ik in het mapje ‘Travels’. Verder heb ik ook een mapje ‘Boekhouding’.

Voor mijn parttime job gebruik ik een vergelijkbaar mappensysteem: een mapje per evenement en een mapje per campagne, eentje met alle mails ivm de raad van bestuur, een mapje ‘Opvolgen’ enz.

Iedereen heeft een andere situatie en zal dus een andere mappenstructuur nodig hebben. Het is misschien even zoeken naar een systeem dat goed werkt voor jou maar het is het zeker waard. Met een eenvoudige indeling als: bewaren, to do, opvolgen en ‘voor ooit eens’ kom je ook al ver.

Automatisch klasseren

Nieuwsbrieven probeer ik zoveel mogelijk automatisch te klasseren. Als ik er tijd voor heb (vaak als ik even geen zin heb om iets geconcentreerds te doen) ga ik dan door de map ‘Nieuwsbrieven’.

Hoe kan je mails automatisch klasseren?

Om je mails automatisch in een mapje te plaatsen in Gmail moet je regels maken om je mail te filteren. Ga naar de zoekfunctie binnen Gmail en klik op het pijltje rechts van de zoekbalk. Je kan hier zelf enkele criteria aangeven. In het volgende kader kies je dan wat er met deze mails moet gebeuren. Als je kiest voor een bepaald label, komen deze mails meteen in een mapje terecht.

Minder mails

Uitschrijven uit nieuwsbrieven

Het is ongelooflijk hoeveel nieuwsbrieven ik elke dag krijg. Ook al mag het niet, toch zitten er vaak nieuwsbrieven bij waarop ik me niet eens geabonneerd heb! Nog ergerlijker: nieuwsbrieven waar je moet inloggen om te kunnen afmelden…

Eigenlijk is het een beetje dubbel om uit nieuwsbrieven uit te schrijven. Sommige zijn echt interessant en wil je niet missen omdat je er regelmatig interessante nieuwtjes uit haalt. Toch ben ik vrij meedogenloos als het om nieuwsbrieven gaat. Krijg ik te vaak een nieuwsbrief of stond er meerdere keren na elkaar niets in wat me interesseerde dan schrijf ik me uit.

Het is ook een beetje omdat ik zelf geen fan ben van nieuwsbrieven dat ik nog wat aarzel om deze wat vaker uit te sturen. Zeg het me: wat zouden jullie graag lezen in een nieuwsbrief van Living by the Sea?

Het is oké om niet op alle mails te reageren

Het is best wel vriendelijk om een ‘Bedankt’ mailtje te krijgen maar het zorgt tegelijkertijd ook voor extra (en in mijn ogen onnodige) mails. Ik laat het dus zelf soms achterwege. Ik hoop dat jullie me daarom niet onbeleefd vinden want anders moet ik dat toch misschien wat vaker gaan doen.

Cc-mails

Liefst zet je zo weinig mogelijk mensen in cc. Iedereen krijgt veel mail en als je iedereen in cc zet, maak je dit alleen maar erger. Toch merk ik dat het vaak gewenst is om de halve afdeling in cc te zetten: om iemand op de hoogte te houden, om te tonen dat je een bepaalde mail gestuurd hebt of als extra boodschap naar de afzender toe.

Heel veel mails waar ik in cc sta lees ik zelfs niet. Of toch zeker niet zo aandachtig. Ik heb al gedacht om ook een mapje aan te maken voor ‘cc-mails’ en alle mails waar ik in cc sta automatisch te klasseren en hier dan eens door te gaan als ik tijd of zin heb.

Sluit je mailbox

Mocht je dat nog niet gedaan hebben: zet alle meldingen uit: geen pop-up op je scherm, geen geluidsignaal, niks! Anders ben je alleen maar de hele dag door afgeleid. Ik heb trouwens ook alle meldingen voor sociale media en zelfs sms-berichten uitgezet.

In een ideale wereld zou ik mijn mails enkel ’s middags en in de late namiddag lezen. In realiteit kijk ik nog de hele dag door want ik wil geen belangrijk mailtje missen. De gouden mailtip is meteen actie te ondernemen als je een mail leest. Wat snel beantwoord/verwijderd kan worden, doe ik meteen. Soms met korte antwoorden tot gevolg, waarvoor mijn excuses. Een kort antwoord is ook minder leeswerk voor de geadresseerde dus misschien wel win/win!

Voor de mails die meer aandacht vragen, trek ik enkele keren per week (afhankelijk van de hoeveelheid mails en de dringendheid van de mails) een paar uurtjes uit. Ik handel mail per mail af en klasseer ze meteen. Echt zot hoeveel tijd mails in beslag nemen!

Waar beginnen?

Heb je alles hierboven gelezen maar zie je er geen beginnen aan? Ik snap dat. Je hebt alvast helemaal tot hier gelezen dus je wil echt iets aan je mailboxprobleem doen. Zelf werk ik enkel met de webmail dus ik download mijn mails niet en kan er offline dus ook niet aan. Als jij wel offline aan je mails kan, kan je in vliegmodus een paar uurtjes de tijd nemen om een mappenstructuur op te zetten, mails die je meteen kan beantwoorden te beantwoorden en verder mail per mail naar het juiste mapje te slepen. Doe dit idealiter op een avond of tijdens het weekend zodat de kans klein is dat je mailbox direct volloopt als je terug online gaat.

Werk je net als ik met de webmail, dan kan je best op een vrijdagavond of tijdens het weekend aan de slag. Komen er nieuwe mails binnen, laat je dan niet verleiden door de recentste eerst te doen maar ga gewoon verder.

Als je echt durft of als je er echt geen begin aan ziet (bijvoorbeeld na een vakantie) dan kan je alle mails gewoon archiveren. Heb je een dringende mail gemist, is de kans groot dat je een reminder krijgt. Je begint dan meteen met een lege inbox en met bovenstaande tips heb je alles in handen om voortaan elke week met inbox zero te kunnen afsluiten!

Hoe pakken jullie je mailbox aan? En wanneer had jij voor het laatst een lege inbox?

PS Vond je dit een handig artikel? Vergeet het dan zeker niet te delen op Facebook of Twitter!