Vorige keer organiseerde ik al mijn paperassen. Vandaag zijn alle digitale documenten aan de beurt. En we gaan ook opruimen in onze sociale media en smartphone.

Klaar voor een digitale opkuis?

Digitale foto’s organiseren

Vroeger was het simpel. Je trok een filmrolletje op, liet het ontwikkelen en plakte de foto’s in albums. Ok, dat inplakken bleef wellicht al eens liggen en de selectie was ook niet zo eenvoudig. Maar vergeleken met nu, lijkt me dat toch redelijk makkelijk.
Nu iedereen, op enkelingen na, digitaal fotografeert, nemen we ook meer foto’s. Zelfs de simpelste mobiele telefoon kan al foto’s nemen. Het delen gaat ook veel eenvoudiger waardoor de hoeveelheid digitale foto’s die je moet organiseren alleen maar groter wordt.

Voor mij werkt deze methode om mijn foto’s te organiseren het best:

Ik neem vooral foto’s met mijn smartphone. Ik heb een Samsung Galaxy wat eigenlijk een volwaardig digitaal fototoestel is. Alle foto’s worden automatisch bewaard op mijn Dropbox en staan dus ook automatisch op mijn laptop.
Als ik even tijd heb (lees: als ik er even tijd voor vrijmaak), sorteer ik alle foto’s. Ik kopieer ze naar mijn externe harde schijf, pas de naam aan en zet ze in de juiste map.

Tip: schrijf je via deze link in op Dropbox en je krijgt 500 mb extra!

Je foto’s organiseren, enkele tips:

• Verzamel je foto’s allemaal op één plek. Voor mij is dit die Dropbox. Dankzij een handig ‘recipe’ van IF komen ook de Facebook-foto’s waarin ik getagd ben in deze dropbox terecht. Dank Dailybits voor deze tip!
• Durf foto’s verwijderen. Heb je 3 foto’s van de verjaardagstaart? Hou de mooiste en delete de 2 anderen. Foto’s die maar half gelukt zijn, gaan er ook uit. Dit houdt het overzichtelijk.
• Ik heb een map per jaar. Verder werk ik met submappen. Je kan een map per maand of per thema aanmaken. Als er veel foto’s inzitten kan je nog verder onderverdelen. Zo heb ik in mijn themamap met foto’s van de verbouwingen nog eens verder onderverdeeld in maandmappen.
• De naam van mijn fotobestanden is telkens hetzelfde opgebouwd: bv 20140602 Verjaardagsfeestje. Zo kan je op datum sorteren + kan je zoeken op bestandsnaam. Handig om je foto’s terug te vinden. Ook de submappen zijn zo opgebouwd.
• Je kan trouwens makkelijk meerdere bestanden in één keer dezelfde naam geven. Selecteer alle foto’s, doe rechtermuisklik en selecteer ‘naam wijzigen’. Geef nu de naam in die je wil. Je zal zien dat alle geselecteerde documenten de naam overnemen met (1), (2), (3),… erachter.
• Ik laat eigenlijk bitter weinig foto’s afdrukken maar ik maak wel een selectie voor mijn blog. Deze kopieer ik dan in een aparte map. Vanuit deze map ga ik de foto’s dan bewerken (meestal is dit beperkt tot het aanpassen van het formaat). De bewerkte en gepubliceerde foto’s bewaar ik in een aparte map met alle blogfoto’s.
• Maar als je dus graag foto’s laat afdrukken, kan je op dezelfde manier werken en de geselecteerde foto’s kopiëren naar een tijdelijke map ‘af te drukken’.
• Een extra back-up maken kan nooit geen kwaad. Hiervoor heb ik een tweede externe harde schijf die ik nooit buitenshuis meeneem. In mijn agenda staat elke maand een reminder om al mijn backups te nemen.

Bestanden organiseren

Notities hou ik bij in Evernote. Verder gebruik ik vooral Google Drive om mijn bestanden bij te houden.

• Zet eerst een mappenstructuur op. Zo maakte ik een onderverdeling: Persoonlijk – Freelance – Werk. Deze mappen heb ik dan nog verder onderverdeeld. Het mapje Persoonlijk bevat bvb een mapje ‘Carrière’ waar ik bv mijn diploma’s en cv bewaar. In het mapje ‘Budget & Belastingen’ steken dan weer, juist ja, mijn budgetoverzicht en digitale documenten die ik voor de belastingen bijhoud.
• Het is niet omdat het digitale documenten zijn dat je alles moet bijhouden. Wees, net als bij de papieren documenten, kritisch over welke documenten je bijhoudt. En herhaal deze digitale opkuis elk jaar een keertje.
• Maak regelmatig backups. Dit kan in the cloud zoals Dropbox of Google Drive, of met een externe harde schijf.

Andere digitale opruimtips

Smartphone

Ik gebruik een dood moment (als je ergens moet wachten) om mijn smartphone eens uit te mesten. Apps die ik niet gebruik, foto’s die ik al op de back up heb staan, oude berichtjes,… ik delete dat het een lieve lust is.

Zoals ik al schreef gebruik ik mijn smartphone om foto’s te nemen en, ook al steekt er een microSD-kaartje in, ik kan alle ruimte gebruiken!

Mailbox

Ik streef naar mailbox zero! Dringende mailtjes krijgen een kort antwoord via mijn smartphone. Minstens twee keer per week maar ik ook echt tijd om alle mails uit mijn mailbox te beantwoorden en meteen ook te klasseren.

Net als bij mijn digitale bestanden maakte ik ook mappen en submappen aan in mijn mailbox. Zo heb ik alle mails voor een bepaald project bij elkaar staan, in een mapje.

Nieuwsbrieven

Het kan heel handig zijn om op een aantal nieuwsbrieven ingeschreven te zijn. Maar als je merkt dat je bepaalde nieuwsbrieven nooit leest, kan je je beter uitschrijven. (Behalve op deze nieuwsbrief, uiteraard ;) ) Ik doe dit systematisch en merk dat ik merkelijk minder mails te verwerken heb.

Sociale media

Het is oké om mensen die je amper kent van je Facebook te verwijderen (of niet toe te voegen), het is oké om Twitteraccounts die je niet (meer) interesseren te ontvolgen en het is oké om wat selectiever te zijn op je andere sociale media kanalen.

Rescuetime (dankjewel, Kelly!) is een handige app om de tijd die je op sociale media spendeert te beperken. Zelf zet ik sinds kort mijn laptop regelmatig op ‘vliegtuig-modus’ om eens goed te kunnen doorwerken zonder afgeleid te zijn door het wereldwijde web.

Maar dat wil niet zeggen dat je LBTS niet moet volgen op sociale media hé ;-) Ik zet ze hier nog even voor je op een rijtje: Facebook, Twitter, Instagram, YouTube en Pinterest.

Affiliate