De laatste tijd heb ik heel wat tijd gestoken in het op orde brengen van mijn administratie. Noodzakelijk voor mijn activiteit als zelfstandige. En ook de laatste stap in het minimaliseren van mijn bezittingen.

Vandaag deel ik tips over het organiseren van al je paperassen. Volgende keer gaan we het digitaal archief aanpakken.

Van 8 dozen naar 2-3!

Acht dozen. Acht dozen archief stonden op de zolder. Met de wekelijkse interimcontracten van toen ik als werkstudente werkte, met loonfiches, met bankuittreksels, met souvenirs, met kranten en tijdschriften waar mijn schrijfsels instaan, met oude cursussen. En ga zo nog maar even door.
Niet dat die dozen in de weg stonden. Maar door al dat geminimaliseer wou ik ook die 8 dozen graag reduceren tot max 3 (spoiler: uiteindelijk hield ik maar 2 ringmappen en een platte doos over). Want, moest ik al die documenten bewaren?

• Wat de souvenirs betreft, hield ik me aan de gouden regel: max 1 doos per persoon. Ik heb hier een aparte artikel over geschreven.
• Oude schoolboeken en -cursussen gingen zonder pardon naar de papiercontainer. Als ik daar ooit nog iets van nodig zou hebben, leek het me wel makkelijk terug te vinden. Schoolrapporten moet je in principe ook niet bewaren. Die vraag stelde zich hier niet want ik kon geen rapporten meer vinden. Nog schoolgaande kinderen? Dan kan de school vragen om cursussen en boeken bij te houden tot het einde van het volgende schooljaar. Maar langer hoeft dus niet!
  Let wel: diploma’s en studiebewijzen moet je wel bewaren, daarover verder meer.
• Gebruiksaanwijzingen gooi ik eigenlijk altijd weg. De meeste zijn digitaal beschikbaar.

Hoe lang moet je documenten bewaren?

Wat met al die officiële documenten? Een volledig overzicht van de documenten die je moet bewaren vind je hier. Ik lijst hieronder even de zaken op die voor mij (en de meeste gemiddelde Belgen, vermoed ik) van toepassing waren.

Een maand

• Kasticketjes moet je in principe een maand bijhouden. Aangezien ik ongeveer een keer per maand oud papier buitenzet, doe ik mijn kasticketjes daar meteen bij. Tot nu toe ben ik nog maar één keertje tussen het oud papier naar een kasticketje moeten gaan zoeken.
  Kasticketjes van grote aankopen, elektrische toestellen (ivm garantie) of Ikea (levenslang inruilen dankzij de Family Card) hou ik wel bij.
  Oja, ook verkiezingsbrieven moet je maar 1 maand bijhouden.

Twee jaar

• Aankoopfacturen en garantiebewijzen moet je twee jaar bijhouden. Ik hou het eigenlijk bij zolang ik het ding in huis heb, zeker wat grote aankopen betreft. Ik hou ook de lege verpakkingsdoos bij. Die staat op zolder. Handig als ik de spullen ooit moet verhuizen of op 2dehands.be wil zetten.
  De garantiebewijzen zitten op datum – oudste bovenaan (freaky organised me!) in de ringmap. LC raadde me aan deze ook te kopiëren omdat de inkt op de ticketjes soms vervaagt. Heb ik voorlopig nog niet gedaan maar ze heeft een punt. De oudste bovenaan omdat ik dan in principe elk jaar de garantiebewijzen die ouder zijn dan 2 jaar kan weggooien.
• Facturen van elektriciteit, water, gas en internet/tv/vaste lijn moet je ook 2 jaar bijhouden. De meeste krijg ik tegenwoordig digitaal dus dat pakt minder plaats in.

5 jaar

• Bankuittreksels moet je 5 jaar bijhouden. Belangrijke papieren hou ik wel langer bij (bv pensioensparen, lening,…)
• Alle facturen ivm verbouwingen moet je 5 jaar bijhouden. Ik hou deze allemaal in een aparte doos bij. Alles ivm het huis zit eigenlijk in die doos. Ook mijn duust Ikea-ticketjes.

7 jaar en langer

• Belastingaangiftes en de bijhorende bewijsstukken moet je 7 jaar bewaren.
• Loonbriefjes moet je in principe niet bijhouden maar de individuele jaarrekening, attest van vakantiegeld enz. wel. Net zoals de papieren ivm je pensioen. Dit moet je, logischerwijze, bijhouden tot aan je pensioen. Ik ga er dus van uit dat alle interimcontractjes de papiermand in mogen als ik de individuele jaarrekening enz hou?
• Verzekeringsdocumenten moet je 10 jaar bijhouden. Wat me wel verwonderde was dat je de papieren ivm aansprakelijkheid van je auto levenslang moet bijhouden!
• Levenslang te bewaren: medische documenten, diploma’s enz., arbeidscontracten, geboorte-akte, papieren van de notaris,…

Digitaliseren en minimaliseren

Alle documenten die ik tot mijn persoonlijk archief reken, ordende ik in 2 ringmappen met handige tabbladen tussen om alles makkelijk terug te vinden. Ik probeer zoveel mogelijk documenten te digitaliseren en hoop binnenkort met 1 ringmap genoeg te hebben :)

Nog enkele tips: sorteer je papieren in een ruimte waar je veel plek hebt. Ik maakte stapeltjes verspreid over de vloer van de woonkamer. Gooi documenten met gevoelige informatie niet zomaar bij het oud papier maar gebruik een goede papierversnipperaar!

Administratie flow

Je kent het wel. Je doet de post open en je weet niet meteen waar je die papieren moet leggen. En eigenlijk heb je nooit het gevoel dat je je administratie onder controle hebt. Ik deed een poging. Ik kocht een 12-maanden map.

Post (en andere documenten) waar ik iets mee moet doen, steek ik bij de maand waarin actie moet ondernomen worden. Als ik dan eens tijd heb maak om wat administratie te doen, ga ik gewoon bij die maand kijken en weet ik wat moet gebeuren. Het blijft saai werk maar het is wel opgeruimder en beter georganiseerd. Blijkt dat zo’n map eigenlijk een sorteermap genoemd wordt en ook in versies van 5 (werkdagen) of 7 (weekdagen) en zelfs 31 bestaat!

Heb ik het papierwerk afgehandeld, dan steek ik het achteraan de map. Om de zoveel tijd neem ik dan de tijd om alles te perforeren en te archiveren.

Noodnummers-lijstje

Misschien een buitenbeentje in dit artikel maar ik vond het er wel bij passen. Als je dan toch bezig bent met je administratie, maak dan ook even vijf minuutjes tijd om een lijstje met noodnummers te maken en in je huis op te hangen.

Een must voor elk huis: een lijst met noodnummers

Vul de lijst aan (deze link brengt je naar Canva waar je dit document in aanpasbare vorm zal aantreffen) naar eigen behoefte (wat schuingedrukt staat, moet je sowieso nog zelf invullen), print het uit, plastificeer en hang het op een toegankelijke plaats in je huis: bij de telefoon, op de koelkast of bij de meterkast,… Enfin gelijk welke plaats waar je er makkelijk bij kan en vooral waar je het niet vergeet.

Komt er iemand house- of babysitten? Geef hen een extra print-out. Ook handig als je deze nummers voorprogrammeert in je mobiele telefoon!
Het is vooral voor de house- en babysitters dat er ook een vakje voor ‘adres‘ voorzien is. Ik weet mijn beste vriendinnen wel wonen maar het huisnummer zou ik niet zo uit het hoofd durven zeggen. Idem voor heel wat familieleden! En al helemaal niet in stress- of crisissituaties!

>Meer nummers op: http://www.noodnummers.be

Nog tips om al die paperassen de baas te blijven?