Een goed georganiseerde administratie

De laatste tijd heb ik heel wat tijd gestoken in het op orde brengen van mijn administratie. Noodzakelijk voor mijn activiteit als zelfstandige. En ook de laatste stap in het minimaliseren van mijn bezittingen. Vandaag deel ik tips over het organiseren van al je paperassen. Wil je je digitale documenten organiseren, neem dan hier een kijkje.

Van 8 dozen naar 2 ringmappen

Acht dozen. Acht dozen archief stonden op de zolder. Met de wekelijkse interimcontracten van toen ik als werkstudente werkte, met loonfiches, met bankuittreksels, met souvenirs, met kranten en tijdschriften waar mijn schrijfsels instaan, met oude cursussen. En ga zo nog maar even door.
Niet dat die dozen in de weg stonden. Maar gebeten door het minimalisme, wou ik die 8 dozen graag reduceren tot max 3 (spoiler: uiteindelijk hield ik maar 2 ringmappen en een platte doos over). Want, moest ik al die documenten bewaren?

  • Wat de souvenirs betreft, hield ik me aan de gouden regel: max. 1 doos per persoon.
  • Oude schoolboeken en -cursussen gingen zonder pardon naar de papiercontainer. Als ik daar ooit nog iets van nodig zou hebben, leek het me wel makkelijk terug te vinden. Schoolrapporten moet je in principe ook niet bewaren. Die vraag stelde zich hier niet want ik kon geen rapporten meer vinden. Nog schoolgaande kinderen? Dan kan de school vragen om cursussen en boeken bij te houden tot het einde van het volgende schooljaar. Maar langer hoeft dus niet!
    Let wel: diploma’s en studiebewijzen moet je wel bewaren, daarover verder meer.
  • Gebruiksaanwijzingen gooi ik eigenlijk altijd weg. De meeste zijn digitaal beschikbaar.

Hoe lang moet je documenten bewaren?

Wat met al die officiële documenten? Ik lijst hieronder even de zaken op die voor mij (en de meeste gemiddelde Belgen, vermoed ik) van toepassing waren.

Een maand

  • Kasticketjes moet je in principe een maand bijhouden. Aangezien ik ongeveer een keer per maand oud papier buitenzet, doe ik mijn kasticketjes daar meteen bij. Tot nu toe ben ik nog maar één keertje tussen het oud papier naar een kasticketje moeten gaan zoeken.
    Kasticketjes van grote aankopen, elektrische toestellen (i.v.m. garantie) of Ikea (i.v.m. inruilen dankzij de Family Card) hou ik wel bij. En vaak laat ik in de winkel al weten dat ik geen ticketje hoef.
  • Ook verkiezingsbrieven moet je maar 1 maand bijhouden.

Twee jaar

  • Aankoopfacturen en garantiebewijzen moet je twee jaar bijhouden. De garantiebewijzen zitten op datum – de oudste bovenaan (zodat ik ze na 2 jaar gemakkelijk kan weggooien) in een ringmap. Je zou deze ook digitaal (als foto) kunnen bewaren omdat de inkt op de ticketjes soms vervaagt. Heb ik voorlopig nog niet gedaan.
  • Facturen van elektriciteit, water, gas en internet/tv/vaste lijn moet je ook 2 jaar bijhouden. De meeste krijg ik tegenwoordig digitaal.

5 jaar

  • Bankuittreksels moet je 5 jaar bijhouden. Belangrijke papieren hou ik wel langer bij (bv. pensioensparen, lening,…)
  • Alle facturen i.v.m. verbouwingen moet je 5 jaar bijhouden en voeg je best ook toe aan het postinterventiedossier.

7 jaar en langer

  • Belastingaangiftes en de bijhorende bewijsstukken moet je 7 jaar bewaren.
  • Loonbriefjes moet je in principe niet bijhouden maar de individuele jaarrekening, attest van vakantiegeld enz. wel. Net zoals de papieren i.v.m. je pensioen. Dit moet je, logischerwijze, bijhouden tot aan je pensioen.
  • Verzekeringsdocumenten moet je 10 jaar bijhouden. Wat me wel verwonderde was dat je de papieren i.v.m. aansprakelijkheid van je auto levenslang moet bijhouden!
  • Levenslang te bewaren: medische documenten (normaal ook digitaal en in je dossier bij je vaste huisarts), diploma’s enz., arbeidscontracten, geboorteakte, papieren van de notaris,…

Digitaliseren en minimaliseren

Alle documenten die ik tot mijn persoonlijk archief reken, ordende ik in 2 ringmappen met handige tabbladen om alles makkelijk terug te vinden. Ik probeer zoveel mogelijk documenten te digitaliseren en hoop binnenkort aan 1 ringmap genoeg te hebben.

Nog enkele tips: sorteer je papieren in een ruimte waar je veel plek hebt. Ik maakte stapeltjes verspreid over de vloer van de woonkamer. Gooi documenten met gevoelige informatie niet zomaar bij het oud papier maar gebruik een goede papierversnipperaar!

Administratie flow

Je kent het wel. Je doet de post open en je weet niet meteen waar je die papieren moet leggen. En eigenlijk heb je nooit het gevoel dat je je administratie onder controle hebt. Ik deed een poging. Ik kocht een 12-maanden map.

Post (en andere documenten) waar ik iets mee moet doen, steek ik bij de maand waarin actie moet ondernomen worden. Blijkt dat zo’n map eigenlijk een sorteermap genoemd wordt en ook in versies van 5 (werkdagen) of 7 (weekdagen) en zelfs 31 bestaat! Elke maand, als ik tijd maak voor mijn administratie, ga ik bij die maand kijken en weet ik wat moet gebeuren. Heb ik het papierwerk afgehandeld, dan steek ik het achteraan de map. Om de zoveel tijd neem ik dan de tijd om alles te perforeren en te archiveren.

12-maanden map

Nog tips om al die paperassen de baas te blijven?

Pin for later

Bewaar dit artikel op Pinterest zodat je het later gemakkelijk terugvindt!

Hoe lang moet je documenten bewaren? Handig overzicht voor een georganiseerde administratie.

Comments

  1. Heleen says:

    Ohmy zo handig! Ik moet hier écht tijd voor maken, vooral dat opendoen van telenetfacturen (die met domiciliering betaald worden) en ze dan nog eens perforeren en wegsteken! *ik wil een clean desk in mijn living en niet boven in de bureau waar ik nooit kom* Ik heb nu wel serieeeeeeus zin gekregen om weer te gaan opruimen, dat heb ik ook altijd na een bezoekje aan de Ikea 😀

    1. Heidi says:

      Hey Heleen,

      Ik denk dat je die facturen ook digitaal kan aanvragen! Dan moet je ze niet meer archiveren en het is ook nog eens winst voor het milieu want minder papier enz 🙂

      Groetjes,
      Heidi

    2. Heleen says:

      Blijkt dat nu automatisch zo te zijn 😀 handig!

  2. LUDO says:

    Hoi
    Ik was al lang aan het zoeken naar goede tips, dus eindelijk gevonden!!!
    Bedankt hiervoor
    Ludo

    1. Heidi says:

      Graag gedaan! Succes ermee!

  3. Christine says:

    Dit heeft mij echt heel erg geholpen. Dank je wel!

    1. Heidi says:

      Fijn dat te lezen!

Comments are closed.